员工报销材料费时，会计分录的具体情况如下：
1. 如果是由管理人员报销，则会计分录为： 借：管理费用 贷：库存现金或银行存款等
2. 如果是车间主任报销，则会计分录为： 借：制造费用 贷：库存现金或银行存款等
3. 如果是销售人员为了销售而报销，则会计分录为： 借：销售费用 贷：库存现金或银行存款等
根据会计分录涉及账户的多少，可以分为简单分录和复合分录。简单分录是指只涉及两个账户的会计分录，即一借一贷的会计分录；复合分录是指涉及两个（不包括两个）以上账户的会计分录。