当员工需要借钱时，应提供完善的借条并按照借条金额付给员工。会计分录为：借：其他应收款--XX，贷：现金。
当员工还款时，应凭相关领导签字的单据开具收据。以100元为例，有三种情况：
1. 员工报销的单据金额为100元，收据的金额也为100元。会计分录为：借：相关费用，贷：其他应收款。
2. 员工报销的单据金额为110元，收据的金额为100元。会计分录为：借：相关费用，贷：其他应收款，现金。
3. 员工报销单据为90元，收据的金额为100元。会计分录为：借：相关费用，现金，贷：其他应收款。
这些收据都应盖有“结算专用章”。
有时员工不能一次性还清借款，只要查账就能知道某员工还差多少钱没有还。这样可以发挥财务的管理作用。
另外，“买包公用品收据”不能作为报销凭据，只能作为发票使用。