从银行提取现金作为备用金的分录如下： 借：库存现金 贷：银行存款
当外差人员借备用金时的会计分录为： 借：其他应收款-备用金-某某 贷：库存现金
备用金的管理应由专人负责，按照规定的用途使用，不得转借给他人或挪作他用。预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支。
对于零星开支用的备用金，可以实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。在实行定额备用金制度的单位中，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，并领回所支用的备用金。