当汇款人因各种原因需要退回已经汇出的款项时，处理方式会根据不同情况而异：

1、如果款项是直接汇入收款单位的账户并已成功入账，那么退汇过程应由汇款单位自行处理，银行不介入其中。

2、若款项并非直接汇往收款单位的存款账户，则汇款单位需准备正式公函或携带个人身份证件以及原信、电汇凭证回单前往汇款银行申请退汇。之后，由该行通知接收方银行（即汇入银行），在确认汇款确实未被解付的情况下，方可执行退汇操作。

3、假如在收到退汇请求前，款项已经被解付到收款人的账户或是已经被提取，此时退款事宜就需要由汇款人和收款人双方协商解决。

4、最后一种情况是，如果收款单位拒绝接受这笔汇款，那么汇入银行应当立即启动退款流程。