根据《国家税务总局关于修订 的通知》（国税发〔2006〕156号）第二十条的规定，同时具有下列情形的，为本规定所称作废条件：

（一）收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；

（二）销售方未抄税并且未记账；

（三）购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。

财务人员在开票系统里找到发票作废、然后找到想要作废的发票号码点击作废，然后把开出去的发票三联全部收齐之后盖上作废章就可以了。