定额备用金需要报销的，需要根据实际情况来确认其报销的分录，如果备用金和报销的金额一致，则直接计入对应费用或者材料等科目，如果有现金要退回，则应该增加现金的金额，如果员工有垫付，则需要计入到其他应付款等科目。其分录为，

借：管理费用—XX费用等，

现金等，

贷：其他应收款等。